Календарь забит с 9:00 до 18:00. Это точно эффективность?

Я — Иван Макаренко, более 22 лет управляю финансами в промышленности: горная добыча, металлургия и энергетика. Есть особый вид управленческой эффективности, который на самом деле ей не является.

С 9:00 до 18:00 — встречи. В перерывах — 300 писем, Teams, звонки и сообщения. А вечером наконец наступает время, когда можно заняться работой.

Причём чем выше должность, тем легче попасть в эту ловушку. В какой-то момент календарь заполнен на 100%, а время подумать над CAPEX на 2 млрд рублей приходится искать между двумя совещаниями.

И здесь возникает один вопрос: руководитель действительно нужен на всех этих встречах, или организация просто привыкла использовать его как самый дорогой способ согласования?

Что на самом деле показывает забитый календарь

• 7–10 встреч в день выглядят как высокая вовлечённость. Но если половина заканчивается словами «давайте ещё раз соберёмся», это уже не управление. Это подписка на совещания без возможности отмены.
• 300–500 писем в сутки тоже впечатляют. Но я давно придерживаюсь простого правила: не нужно учиться быстрее читать 500 писем. Нужно понять, почему они вообще приходят одному человеку.

Особенно люблю письма, где в копии стоит 17 руководителей. Видимо, считается, что с каждым новым адресатом ответственность распределяется надёжнее.

Из практики. На одном производственном контуре пересобрали регулярные совещания: убрали участников «для информации», объединили дубли, материалы начали отправлять заранее, а в протоколе оставили только решение, срок и ответственного. Часть часовых встреч превратилась в 20-минутные статусы, а у руководителей освободилось несколько часов в неделю. Производство при этом не остановилось. Что особенно приятно.

Вторая причина — делегирование, а не время

Но есть ещё одна причина забитого календаря — руководитель просто не делегирует.

Если CFO должен лично посмотреть каждую цифру, согласовать каждую задачу и присутствовать на каждом совещании, возможно, у компании просто очень дорогой диспетчер с должностью CFO.

Поэтому я бы смотрел на календарь руководителя почти как на P&L. Какие встречи создают результат? Какие можно сократить или делегировать? А какие существуют просто потому, что существовали всегда?

Забитый календарь ещё не говорит о высокой эффективности. Иногда он показывает, сколько решений в компании до сих пор не умеют принимать без руководителя.